Cuando una empresa recibe un requerimiento de SUNAT, la pregunta que se repite en la oficina es la misma: "pero si tengo la factura, ¿cómo me lo van a reparar?".
La factura es el punto de partida, no el final. Para que un gasto sea deducible tiene que cumplir el principio de causalidad —estar vinculado a generar renta o a mantener la fuente—, ser razonable frente al tamaño del negocio, y poder demostrarse. Ese último punto es donde se pierden la mayoría de los casos.
Estos son los seis reparos más frecuentes que vemos, y qué se necesita para sostenerlos.
1. Gastos de representación y atenciones a clientes
Almuerzos, obsequios, cenas. Tienen un límite legal calculado sobre los ingresos brutos, y aun dentro del límite hay que sustentarlos.
Qué necesitas además de la factura: el detalle de con quién fue la reunión, qué empresa representaba y qué se trató. Un correo, una minuta breve o el registro de visita bastan. Sin eso, es un gasto personal a los ojos del fiscalizador.
2. Movilidad y viáticos
Qué necesitas: la planilla de movilidad correctamente llevada, o comprobantes cuando corresponda; y para viajes, la acreditación de que el viaje fue necesario —la invitación, el contrato, el acta de la reunión, el registro de asistencia—. Un pasaje sin motivo documentado es un reparo casi seguro.
3. Servicios de terceros sin evidencia del servicio
Consultorías, asesorías, servicios de marketing. Es la categoría que más se repara, porque es la más fácil de simular.
Qué necesitas: contrato, entregables reales (el informe, la campaña, el diseño, el reporte), correos del intercambio y el medio de pago bancarizado. Si el único rastro del servicio es la factura, no hay nada que defender.
4. Pagos sin bancarizar
Toda operación que supere el monto establecido por la Ley de Bancarización debe pagarse con medio de pago del sistema financiero. Si pagaste en efectivo por encima del límite, el gasto no es deducible y el crédito fiscal se pierde, por más real que sea la operación y por más impecable que sea la factura.
Qué necesitas: transferencia, depósito, cheque no negociable u otro medio de pago identificable, y el estado de cuenta que lo respalde.
5. Detracciones no depositadas o depositadas tarde
En los servicios sujetos al sistema de detracciones, el crédito fiscal solo puede usarse a partir del periodo en que se acredita el depósito.
Qué necesitas: la constancia de depósito, con el monto correcto y dentro del plazo. Un depósito hecho por un importe menor al que correspondía genera el mismo problema que no haberlo hecho.
6. Gastos personales metidos en la empresa
Combustible del auto familiar, supermercado, colegios, viajes que no son de trabajo. Es el reparo más común en empresas pequeñas y familiares, y el más difícil de defender.
Qué necesitas: separar de verdad. Cuenta bancaria de la empresa distinta de la personal, y una política clara de qué se paga con cada una. Si el gerente necesita dinero, que salga como remuneración, dividendo o préstamo documentado — cada uno con su tratamiento tributario, pero todos defendibles.
La regla de fondo
Un gasto se defiende con tres piezas: el comprobante válido, el medio de pago que demuestra que se pagó, y la evidencia de que el servicio o bien existió y era necesario para el negocio. Cuando falta cualquiera de las tres, el reparo llega.
La buena noticia es que casi todo esto se resuelve armando el expediente cuando ocurre la operación, no dos años después cuando llega el requerimiento. Ese orden es parte de lo que implementamos con nuestros clientes desde el primer mes.