Muchos empresarios aguantan años con un contador que no les responde, simplemente porque cambiar les parece un salto al vacío. Es una decisión que se puede hacer de forma ordenada, y el momento del año importa mucho menos de lo que se cree.
Señales de que ya es hora
- No te contestan. Escribes un martes y te responden el lunes siguiente, si es que responden.
- Te enteras de los vencimientos por SUNAT, no por tu contador.
- Nunca has visto un estado financiero. Recibes el PDF de la declaración y nada más.
- Aparecen multas que nadie te explicó.
- No sabes en qué régimen estás ni por qué estás en ese.
- Te piden la información a último minuto, siempre con urgencia.
Uno solo de estos puntos no es grave. Tres o más significan que tu contabilidad está funcionando como un trámite, no como información de gestión.
Lo que debes pedirle a tu contador actual
Esta es la lista concreta. Pídela por escrito, por correo, con acuse de recibo:
- Estados financieros del último ejercicio cerrado y del periodo en curso: balance general y estado de resultados.
- Balance de comprobación al último mes cerrado, a nivel de cuenta detallada.
- Libros contables de los ejercicios no prescritos, en el formato en que los lleve.
- Constancias de presentación de las declaraciones mensuales y anuales.
- Análisis de las cuentas principales: clientes, proveedores, cuentas por cobrar y por pagar, préstamos, activos fijos con su depreciación.
- Detalle de pérdidas arrastrables, saldos a favor y créditos pendientes de aplicar.
- Los archivos de respaldo del sistema contable que haya usado.
La información contable es tuya, no del contador. Tienes derecho a recibirla completa.
Lo que hace el contador nuevo antes de asumir
Aquí es donde se nota la diferencia entre una transición ordenada y una improvisada. Antes de aceptar el encargo, nosotros hacemos siempre esto:
Verificamos SUNAT directamente. Con tu Clave SOL revisamos declaraciones presentadas, deudas, valores, fraccionamientos vigentes y estado del RUC. Esto es no negociable: nadie asume una contabilidad sin saber qué hay pendiente en la administración.
Cuadramos los saldos de apertura. Que el balance de comprobación cierre, que caja y bancos coincidan con los extractos reales, que las cuentas por cobrar y pagar tengan detalle por documento. Si algo no cuadra, se identifica y se documenta antes de asumir, no después.
Revisamos las contingencias. Gastos sin sustento, detracciones pendientes, libros atrasados, comprobantes de proveedores con problemas de condición o domicilio.
Documentamos el punto de partida. Un informe que dice exactamente en qué estado se recibió la contabilidad. Ese documento te protege a ti y nos protege a nosotros.
¿Y si mi contador anterior no me entrega nada?
Pasa, y no es el fin del mundo. Buena parte de la información se puede reconstruir desde las plataformas de SUNAT: declaraciones presentadas, comprobantes electrónicos emitidos y recibidos, libros electrónicos enviados. Es más trabajo, pero es perfectamente viable.
¿Cuál es el mejor momento del año?
El cierre de ejercicio es el momento más limpio, porque los saldos ya están cerrados. Pero no vale la pena esperar meses si el servicio actual te está generando riesgo. Hemos asumido contabilidades en junio, en setiembre y en plena fiscalización. Lo importante no es el mes: es que la transferencia esté documentada.
Si estás evaluando el cambio y quieres una opinión sin compromiso, en el diagnóstico gratuito revisamos tu situación en SUNAT y te decimos con franqueza qué encontramos, incluso si la conclusión es que te conviene quedarte donde estás.